Artikel 1: De gemeenteraad beslist tot de opheffing van het 'reglement uitleendienst Kortemark' van 9 september 2019 per 30 april 2024 en tot de goedkeuring van onderstaand reglement voor de uitleendienst per 1 mei 2024:
Doel
Art. 1: De gemeente Kortemark leent, onder deze voorwaarden, divers materiaal uit aan privépersonen uit Kortemark, erkende Kortemarkse verenigingen en Kortemarkse scholen via haar uitleendienst.
Hoe aanvragen
Art. 2: Een reservatie kan gebeuren via:
- Webshop (https://kortemark.recreatex.be). Hier kan je de volledige reservatie afhandelen. Er wordt gevraagd onmiddellijk te betalen.
- Aan het Vrijetijdsloket, Brouwersplein 3, 8610 Kortemark
- Door te bellen naar het Vrijetijdsloket 051 56 61 08
Art. 3: Er wordt prioriteit verleend aan de te behandelen aanvragen volgens de datum van ontvangst.
Art. 4: Indien nodig kan het gemeentebestuur het ontleende materieel op elk moment terugvragen.
Tarieven
Art. 5: De tarieven worden bepaald door het College van Burgemeester en Schepenen, volgens machtiging dd. 19/12/2018.
Art. 6: Er worden 3 prijscategorieën weergegeven:
- Categorie 1: erkende Kortemarkse verenigingen en scholen
- Categorie 2: private gebruikers gedomicilieerd in Kortemark en voor niet-erkende Kortemarkse verenigingen
- Categorie 3:
Aanvragen door particulieren voor gratis gebruik in het kader van een goed doel, worden per aanvraag beoordeeld door het schepencollege.
Art. 7: Verenigingen en private gebruikers van buiten Kortemark, kunnen geen gebruik maken van de Kortemarkse gemeentelijke uitleendienst.
Art. 8: De vooropgestelde tarieven gelden per midweek (ma-vrij) of weekend (vrij-ma).
Termijnen
Art. 9: De materialen worden telkens ontleend per midweek (ma-vrij) of weekend (vrij-ma).
Art. 10: Een aanvraag kan niet langer dan 2 jaar voor de datum van ontlening ingeboekt worden.
Art. 11: Elke aanvraag dient minimum 4 werkdagen voor de betreffende datum worden aangevraagd. Alles wat geleverd moet worden, moet 14 werkdagen vooraf worden gereserveerd.
Annuleringen
Art. 12: Annulering tot 2 weken vooraf kan. Hiervoor wordt 5 euro administratiekosten aangerekend per annulering. Voor annuleringen minder dan 2 weken voor startdatum, wordt de volledige prijs aangerekend.
Art. 13: Annuleringen worden aangevraagd aan het Vrijetijdsloket.
Transport
Art. 14: Het materiaal is enkel zelf af te halen en wordt nooit geleverd door het gemeentebestuur.
Uitgezonderd:
Tentoonstellingspanelen, daarentegen, kunnen geleverd en opgehaald worden tegen 75 euro per reservatie. Dit vervoer moet bijgeboekt worden in de webshop bij het plaatsen van een reservatie. Tentoonstellingspanelen kunnen ook zelf worden afgehaald.
Kerstkraampjes, het mobiel podium, de nadarwagen en de container met tafels en stoelen worden steeds geleverd en opgehaald door het gemeentebestuur. Deze materialen worden door de technische dienst geleverd tijdens de week voorafgaand aan de activiteit en terug opgehaald zo snel mogelijk na de activiteit. De vervoerskosten voor deze materialen zijn inbegrepen in de vastgestelde prijs. De levering gebeurt enkel op grondgebied van Kortemark.
Afhalen en terugbrengen
Art. 15: Afhalen en terugbrengen van de materialen gebeurt enkel op vrijdag en/of maandag. Het afhalen gebeurt in de namiddag en het terugbrengen gebeurt in de voormiddag. Het exacte uur wordt medegedeeld via de bevestiging. Uitzonderingen hierop worden aangevraagd via de uitleendienst.
Op feestdagen en officiële sluitingsdagen van het gemeentebestuur is de uitleendienst niet open en zijn er geen afspraken mogelijk. Het alternatieve afhaal- en terugbrengmoment wordt medegedeeld via de bevestiging.
Art. 16: De uitleendienst heeft 1 vestiging: Loods Technische Dienst, Staatsbaan 30, 8610 Kortemark.
Gebruik
Art. 17: De persoon die het materiaal heeft gereserveerd, is verantwoordelijk voor het ontleende materiaal. Vraag indien nodig uitleg of hulp bij het aankoppelen van materiaal zodat nodeloze schade kan vermeden worden.
Art. 18: Bij het gebruik van al het ontleende materieel moeten alle schriftelijke en/of mondelinge verstrekte richtlijnen strikt nageleefd te worden.
Art. 19: De materialen moeten proper en in de originele staat terug gebracht worden in de daartoe voorziene opbergboxen.
Art. 20: Er mag in de tentoonstellingspanelen niet genageld en geniet worden. Ook het gebruik van duimspijkers en plakband zijn verboden. Enkel de bijhorende ophangsystemen mogen gebruikt worden.
Toezicht
Art. 21: De medewerkers van het gemeentebestuur kunnen ten allen tijde de naleving van deze bepalingen controleren. Bij vaststelling van niet-naleving kan de ontlening onmiddellijk teruggevorderd worden.
Schade en diefstal
Art. 22: De ontlener wordt verzocht om het gemeentebestuur in kennis te stellen van eventuele tekortkomingen bij de ontleende toestellen en/of beschadigingen. Dit moet gebeuren ten laatste tijdens het terugbrengen.
Art. 23: Enkel het gemeentebestuur zorgt voor herstellingen en/of vervangingen. Kosten die hiermee gepaard gaan, zijn ten laste van de ontlener. Er mag in geen geval geprobeerd worden om het toestel zelf te repareren, omdat daardoor bv. de garantie op het toestel kan vervallen, of nog ernstiger beschadigingen kunnen ontstaan.
Art. 24: Eventuele diefstal of verlies van het ontleende materieel, hetzij geheel, hetzij gedeeltelijk (onderdelen, reservestukken,…) vallen ten laste van de verantwoordelijke ontlener.
Art. 25: Bij diefstal van ontleend materieel moet onmiddellijk aangifte gedaan te worden bij de politie. Afschrift van deze aangifte moet zo spoedig mogelijk te worden bezorgd aan het gemeentebestuur.
Art. 26: Al het materiaal dat gratis werd ontleend, moet bij breuk, verlies of diefstal wel vergoed worden door de ontlener.
Boeteclausule
Art. 27: Bij het niet tijdig terugbrengen van het materiaal, wordt per dag te laat, de vaste huurprijs (die geldig is voor een weekend/midweek), aangerekend. Gratis gebruikers dienen dezelfde boete te betalen.
Art. 28: De ontlener wordt tot tweemaal toe aangemaand tot betalen. Na de tweede aanmaning tot betalen heeft het gemeentebestuur het recht om de ontlener te blokkeren en/of toegang tot de webshop te ontzeggen.
Art. 29: Bij het niet correct stapelen en niet proper terugbrengen van het ontleende materiaal wordt er een vergoeding aangerekend aan de nalatige huurder a rato van het aantal benodigde werkuren (35 euro per begonnen uur) om dit in orde te brengen.
Algemene voorwaarden
Art. 30: Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele nadelige gevolgen als de levering of de terbeschikkingstelling niet geheel beantwoordt aan de aanvraag.
Art. 31: Het gemeentebestuur kan ook niet aansprakelijk gesteld worden voor het niet of slecht functioneren van het gehuurde materiaal.
Art. 32: Het gemeentebestuur kan ook niet verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen of andere eventuele schadelijke gevolgen die zouden voortvloeien uit het gebruik van het ontleende materieel.
Art. 33: De ontlener verbindt zich ertoe het ontleende materieel, in geen geval, verder uit te lenen, door te geven of te verhuren aan derden.
Art. 34: Door het niet-naleven van dit reglement kan de ontlener van verdere ontlening uitgesloten worden.
Bezwaren en betwistingen
Art. 35: Bezwaren die steunen op de toepassing van dit reglement moeten, bij aangetekend schrijven, gericht worden aan het College van Burgemeester en Schepenen, uiterlijk 3 werkdagen nadat het betwiste feit zich heeft voorgedaan. Alle betwiste en in dit reglement niet voorziene gevallen worden door het College behandeld.
Art. 36: Dit reglement vervangt alle voorgaande reglementen op het uitlenen van gemeentelijk materiaal in Kortemark.