Artikel 1: De gemeenteraad beslist om het reglement op het gebruik van de zalen van het lokaal bestuur Kortemark dd. 23 juni 2023 op te heffen vanaf 1 juli 2025.
Artikel 2: De gemeenteraad beslist om onderstaand 'Reglement op het gebruik van de zalen van de gemeente Kortemark' goed te keuren en te laten ingaan op 1 juli 2025.
Artikel 1:
Het Lokaal Bestuur Kortemark stelt tegen betaling van een gebruiksvergoeding aan het ruime werkveld, het verenigingsleven en particulieren diverse infrastructuur (raadpleegbaar op de website van het Lokaal Bestuur Kortemark) ter beschikking waarvan het beheer in handen is van Vrije Tijd Kortemark (Brouwersplein 3, 8610 Kortemark – 051 56 61 08 – vrijetijdsloket@kortemark.be).
Artikel 2:
De indeling, uitrusting en bijkomende bepalingen per locatie staan uitvoerig beschreven in een technische fiche van de zaal, ontmoetingscentrum of in het huishoudelijk reglement voor de sportinfrastructuur, die je kan raadplegen via de webshop (https://kortemark.recreatex.be) of kan op aanvraag schriftelijk of mondeling worden toegelicht. Deze bepalingen dienen te worden nageleefd.
Artikel 3:
Dit reglement is niet van toepassing voor fuiven, hiervoor dient het fuifreglement van het Lokaal Bestuur Kortemark gevolgd te worden.
Artikel 4:
De gereserveerde lokalen mogen enkel gebruikt worden voor het overeengekomen doel.
Artikel 5:
Onderverhuur is verboden.
Artikel 6:
Alle activiteiten georganiseerd in de gebouwen van Lokaal Bestuur Kortemark zijn conform de gemeentelijke verordeningen en deze van de hogere overheden.
Artikel 7:
De gebruiksvergoeding wordt bepaald door de aard van de activiteit, zoals verder opgenomen in het reglement.
Artikel 8:
Discriminerende en aanstootgevende communicatie en/of gebruiken in de gemeentelijke zalen zijn ten allen tijde verboden. Bij het niet naleven kan toekomstige verhuur geweigerd worden door het College van Burgemeester en Schepenen.
Artikel 9:
Het Lokaal Bestuur Kortemark is verzekerd voor burgerlijke aansprakelijkheid en brand. De huurder is verantwoordelijk om zichzelf verder in te dekken voor de organisatie van zijn activiteiten.
Artikel 10:
Het Lokaal Bestuur Kortemark is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen te wijten aan een activiteit van eender welke gebruiker, noch voor diefstallen.
Artikel 11:
De gebruiker staat zelf in om de gewenste apparatuur en materialen uit de berging te halen, op te stellen en na de activiteit terug te plaatsen, tenzij er een andere afspraak wordt gemaakt bij de reservatie. De gebruikte zaal(delen) dienen na de activiteit in oorspronkelijke toestand herschikt en net achtergelaten te worden. Alle eigen materiaal wordt na de activiteit meegenomen.
Artikel 12:
De gebruiker dient voorbeeldig en zuinig om te springen met nutsvoorzieningen (water, elektriciteit, verwarming).
Artikel 13:
Roerende goederen behorende tot de inventaris van de gemeentelijke zalen (opgenomen in de technische fiche) mogen niet buiten de zalen gebracht worden.
Artikel 14:
Elke zaal, de toegangswegen tot de zaal, het bijhorende sanitair en het ter beschikking gestelde materiaal moeten in goede staat zijn voor de start van de activiteit. Als de huurder het tegengestelde vaststelt, moet hij/zij de desbetreffende dienst vóór de ingebruikname verwittigen en samen de schade vaststellen. De gebruiker doet dit a.d.h.v. foto’s die onmiddellijk worden gemaild of bezorgd aan het Vrijetijdsloket. In dit geval kan de huidige gebruiker niet in gebreke worden gesteld om de schade te vergoeden.
Artikel 15:
Alle gebouwen moeten ten allen tijde bereikbaar blijven voor hulpdiensten.
Artikel 16:
De uitgangen en nooduitgangen dienen ontsloten te zijn. Er mogen geen obstakels geplaatst worden die de in- en uitgang hinderen. De nooduitgangen moeten altijd duidelijk zichtbaar blijven en mogen enkel gebruikt worden waarvoor ze bestemd zijn.
Artikel 17:
Alle veiligheidsvoorzieningen (bv. blustoestellen, brandmelders, brandhaspels,…) moeten ten allen tijde duidelijk zichtbaar en bereikbaar blijven. Deze toestellen worden enkel gebruikt waarvoor ze bestemd zijn.
Artikel 18:
Zonder uitdrukkelijke toestemming van de beheerder en akkoord van de brandweer is het plaatsen van allerhande decoratie verboden. Voor het gebruik van lokaalvreemde materialen (bvb. zand, schuim, verf,…) moet de huurder vooraf toestemming vragen.
Artikel 19:
Ten allen tijde moet voor dienstdoeleinden gratis toegang verleend worden aan de brandweer, politie, gemeentelijke diensten en de zaalverantwoordelijke.
Artikel 20:
Bij technische panne:
Artikel 21:
De gebruiker moet zich als goede huisvader gedragen. Hij/zij treft alle nodige voorzorgen ter voorkoming van schade of brand. Hij/zij blijft verantwoordelijk tegenover derden voor ongevallen, ook in de niet-gehuurde maar wel gebruikte zaaldelen. Desgevallend dient hij/zij voor dit risico een verzekering af te sluiten. Voor alle aangerichte schade, verlies of ontvreemding ten nadele van het Lokaal Bestuur Kortemark wordt de gebruiker, die op het ogenblik van de schade, verlies of ontvreemding, de desbetreffende lokalen daadwerkelijk gebruikt(e), verantwoordelijk gesteld. De geleden schade wordt doorgerekend aan de gebruiker. De gebruiker moet alle schade aan de infrastructuur of vastgestelde defecten uiterlijk de dag na de activiteit melden bij het Vrijetijdsloket.
Artikel 22:
Iedere vastgestelde schade wordt vergoed door de huurder a rato van de bij bestek vastgestelde kosten of de vervangwaarde.
Artikel 23:
In de gebouwen mogen affiches enkel op de daartoe voorziene meldingsborden opgehangen worden. Publiciteit voor activiteiten in het desbetreffende gebouw of publiciteit/informatie van Lokaal Bestuur Kortemark heeft voorrang.
Artikel 24:
Indeling volgens activiteit
Het doel van de activiteit is bewegen, hieronder vallen onder meer volgende activiteiten:
trainingen, kampen, dans met betaalde instructeur, sportieve wedstrijden, petanque, twirling, darts, biljart,…
Activiteiten met publiek karakter:
Activiteiten met publiek of een constante doorloop van bezoekers zoals podiumactiviteiten, concerten, theatervoorstellingen, maaltijden, quizzen, lezingen, beurzen, publieke kaarting en take-away (≈ activiteiten publiek toegankelijk, onafhankelijk van lidmaatschap, betalend of niet-betalend)
Privé-feesten:
Verjaardagsfeesten, recepties, …
Activiteiten met een educatief of recreatief karakter:
Activiteiten van verenigingen met een beperkte publieksopkomst zoals een ledenkaarting, periodieke gecombineerde (bv. bewegen en recreatie) gezelschapsactiviteit voor leden (bv. dans zonder betaalde instructeur), vergaderingen, workshops, cursussen, ledenbijeenkomsten, lessenreeksen, schaken, repetities (≈ activiteiten met besloten karakter, in hoofdzaak enkel eigen leden).
Tentoonstellingen:
Is een tijdelijke gelegenheid waarbij objecten, zoals kunstwerken en bijzondere voorwerpen, maar ook planten of dieren, getoond worden aan een publiek, die voor dit doel naar deze gelegenheid komen. Afhankelijk van de aard kunnen tentoonstellingen openbaar, of alleen op uitnodiging toegankelijk zijn.
Artikel 25:
Activiteiten met een niet-sportief karakter zijn ingedeeld in volgende gebruikerscategorieën:
Erkende Kortemarkse verenigingen, Kortemarkse middelbare scholen en Kortemarkse politieke partijen.
Niet-Kortemarkse verenigingen, niet-erkende Kortemarkse verenigingen en burgerinitiatieven met openbaar karakter.
Privé-personen en ondernemingen.
Artikel 26:
Bij een samenwerking tussen de gemeente Kortemark en een vereniging/commerciële partner/particulier geldt het tarief van Categorie 1 als het Lokaal Bestuur niet de trekker is.
Artikel 27:
Theatergezelschappen – pakketprijs: Theatergezelschappen kunnen kiezen voor een pakketprijs waarbij ze maximaal 1 maand doorlopend een bepaald gebouw gebruiken. Zij betalen hiervoor een totaalprijs waar alle voorbereiding, decoropzet, voorstellingen, repetities en afbraakmomenten in deze maand zijn inbegrepen. In deze periodes kan de zaal niet worden gebruikt door een andere instantie, behalve door gemeentelijke diensten in overleg met de betreffende vereniging. Bij repetities mag geen betalend publiek aanwezig zijn.
Artikel 28:
Reserveren van een gemeentelijke zaal kan via:
De reservatie is pas definitief na bevestiging door de dienst Vrije Tijd Kortemark.
Artikel 29:
De kandidaat-huurder kan een optie nemen op één of meerdere zalen. De optie blijft maximum 5 dagen geldig. Een optie is niet bindend en vervalt na 5 dagen.
Artikel 30:
De gebruiker moet – na reservatie – steeds de huurprijs betalen, ook indien de activiteit niet plaats vindt, tenzij de annulering vooraf schriftelijk gemeld werd aan het vrijetijdsloket:
Artikel 31:
Bij overmacht (een plotse, onvoorzienbare gebeurtenis, onafhankelijk van de wil van de huurder die de huur onmogelijk maakt, forfait van sportwedstrijd) wordt de huurprijs niet aangerekend.
Artikel 32:
De sleutel of badge van de gereserveerde zaal dient opgehaald te worden bij het Vrijetijdsloket tijdens de openingsuren.
Artikel 33:
Bij gebruik van een badge: Iedere regelmatige gebruiker krijgt gratis een eigen 1ste badge (per vereniging/groep) die voor elke (reeks) reservatie(s) van op afstand geprogrammeerd wordt door de dienst. De badge voor de occasionele gebruiker (minder dan 5 verwachte reservaties per jaar) en/of de sleutel dient na de activiteit bij dezelfde dienst terugbezorgd op de vastgestelde dagen en uren.
Artikel 34:
Vanaf een 2de badge wordt 5 euro/badge aangerekend.
Artikel 35:
Via de website (www.kortemark.be) kan je een lijst met afhaalpunten raadplegen waar je op voorhand een sleutel/ badge kan ophalen.
Artikel 36:
Bij verlies van sleutel geldt een retributie van € 25,00.
Artikel 37:
In GC De Beuk en in de turnzaal van de Gemeenteschool Zarren is voorzien van een alarm, bij huur van deze infrastructuur dient een code opgevraagd te worden bij het Vrijetijdsloket (vrijetijdsloket@kortemark.be).
Dit hoofdstuk is van toepassing voor het gebruik van gemeentelijke accommodaties in het kader van activiteiten met een sportief karakter. Indien er een aparte overeenkomst werd afgesloten in het kader van een continue gebruik van de accommodatie, geldt dit reglement niet voor het gebruik zoals beschreven in de overeenkomst. Het gebruik van gemeentelijke accommodaties die buiten de afgesloten overeenkomsten per vereniging valt, wordt getarifeerd conform dit reglement.
Artikel 38:
De reservatietermijn is afhankelijk van de soort gebruiker:
In uitzondering op bovenstaande reservatietermijn van 1 jaar kan, mits een gemotiveerd schriftelijk verzoek aan het vrijetijdsloket, door het college van burgemeester en schepenen toestemming verleend worden aan een erkende Kortemarkse vereniging of de groep van gratis gebruikers om een zaal langer dan een jaar op voorhand te reserveren.
Artikel 39:
Gratis tarief is van toepassing voor volgende gebruikers:
Artikel 40:
Onderstaand tarief is afhankelijk van de gebruikte locatie van toepassing op de desbetreffende categorieën.
|
|
(Erkende) Kortemarkse verenigingen/ Inwoners |
Niet Kortemarkse verenigingen / |
|
|
|
+16 jaar |
-16 jaar |
|
| Training (per uur) |
€ 8,00 |
€ 4,00 |
€ 24,00 |
| Wedstrijd |
€ 8,00 |
€ 24,00 |
|
| Officieel tornooi: vanaf 4u- volledige dag |
€ 40,00 |
€ 120,00 |
|
| Klaarzetten zaal ifv officieel tornooi (forfait) |
€ 8,00 |
€ 24,00 |
|
| Sportactiviteiten senioren – per aaneengesloten blok van max. 6 uur* |
€ 10,00 |
Niet mogelijk |
|
| Kortemarkse middelbare scholen € 8,00 per uur |
|||
| Om een gevarieerd en kwalitatief jeugdaanbod (kampen) te kunnen aanbieden tijdens de schoolvakanties wordt voor alle aanbieders een dagtarief per zaaldeel/terrein aangerekend van 40 euro per dag. De aanbieder dient minimaal de nodige ervaring/kennis te kunnen aantonen met betrekking tot de activiteit. |
|||
* Indien noodzakelijk kan de zaal op de dag van de activiteit vanaf 10 uur vooraf gratis klaargezet worden. Hierbij dient de vereniging, 2 dagen vóór de activiteit, zelf via het reservatieprogramma na te gaan of de zaal beschikbaar is. Tijdens het klaarzetten wordt de zaal niet verwarmd.
|
|
Erkende Kortemarkse verenigingen |
|
|
|
+16 jaar |
-16 jaar |
| Training (per uur) |
€ 8,00 |
€ 4,00 |
| Sportactiviteiten senioren – per aaneengesloten blok van max. 6 uur, per zaaldeel* |
€ 10,00 |
|
* Indien noodzakelijk kan de zaal op de dag van de activiteit vanaf 10 uur vooraf gratis klaargezet worden. Hierbij dient de vereniging, 2 dagen vóór de activiteit, zelf via het reservatieprogramma na te gaan of de zaal beschikbaar is. Tijdens het klaarzetten wordt de zaal niet verwarmd.
|
|
Kortemarkse verenigingen/ Inwoners |
Niet-Kortemarkse verenigingen/ |
| Tarief per dag |
€ 8,00 |
€ 24,00 |
Dit hoofdstuk is van toepassing voor het gebruik van gemeentelijke accommodaties in het kader van activiteiten met een niet-sportief karakter. Indien er een aparte overeenkomst werd afgesloten in het kader van een continue gebruik van de accommodatie, geldt dit reglement niet voor het gebruik zoals beschreven in de overeenkomst. Het gebruik van gemeentelijke accommodaties die buiten de afgesloten overeenkomsten per vereniging valt, wordt getarifeerd conform dit reglement.
Artikel 41:
De reservatietermijn is afhankelijk van de categorie waartoe de aanvrager behoort:
In uitzondering op bovenstaande reservatietermijn van 1 jaar kan, mits een gemotiveerd schriftelijk verzoek aan het vrijetijdsloket, door het college van burgemeester en schepenen toestemming verleend worden aan een erkende Kortemarkse vereniging of de groep van gratis gebruikers om een zaal langer dan een jaar op voorhand te reserveren.
Artikel 42:
Gratis tarief is van toepassing voor volgende gebruikers:
Artikel 43:
Onderstaand tarief is afhankelijk van de activiteit van toepassing op de desbetreffende categorieën:
| Soort activiteit |
Ca Categorie 1 |
C Categorie 2 |
Ca Categorie 3 |
| Activiteit met publiek karakter |
€35/dag/zaaldeel |
€70/dag/zaaldeel |
€700/dag/zaaldeel |
| Activiteit met educatief of recreatief karakter (maximum 6 uren)* |
€8/6u/zaaldeel |
€16/6u/zaaldeel |
€160/6u/zaaldeel |
| Tentoonstellingen |
€10/dag/zaaldeel |
€20/dag/zaaldeel |
€200/dag/zaaldeel |
| Voorstellingen in de theaterzaal van de Beuk |
€75/dag |
€150/dag |
€1500/dag |
| Technisch bijstand (enkel in de Beuk) |
€25 per uur met een max. van €200 per dag |
€75 per uur met een max. van €600 per dag |
€75 per uur met een max. van €600 per dag |
| Poetsen Beuk** |
€20/dag/zaaldeel |
€20/dag/zaaldeel |
€40/dag/zaaldeel |
| Op- en afbouw |
€35 /dag/zaaldeel |
€ 70/dag/zaaldeel |
€ 100/dag/zaaldeel |
| Privéfeesten |
|
|
€700/dag/zaaldeel |
| Uitbaten cafetaria sporthal De Kouter buiten concessie |
€ 125/maand |
/ |
/ |
| Theatergezelschappen – pakketprijs |
€ 600/maand |
/ |
/ |
| Om een gevarieerd en kwalitatief jeugdaanbod (kampen) te kunnen aanbieden tijdens de schoolvakanties wordt voor alle aanbieders een dagtarief per zaaldeel/terrein aangerekend van 40 euro per dag. De aanbieder dient minimaal de nodige ervaring/kennis te kunnen aantonen met betrekking tot de activiteit. |
|||
* Indien noodzakelijk kan de zaal op de dag van de activiteit vanaf 10 uur vooraf gratis klaargezet worden. Hierbij dient de vereniging, 2 dagen vóór de activiteit, zelf via het reservatieprogramma na te gaan of de zaal beschikbaar is. Tijdens het klaarzetten wordt de zaal niet verwarmd.
** Bij meerdaags gebruik wordt slechts één maal poetsen aangerekend op de laatste dag. Bij repetities wordt geen poetsen aangerekend.
Artikel 44:
De huurprijzen van de lokalen worden als volgt vastgesteld:
Artikel 45:
De gebouwen moeten na gebruik ten laatste tegen 6u ’s morgens volledig schoongemaakt en in orde gebracht worden. Er wordt tevens gevraagd om de vloer in oorspronkelijke staat achter te laten.
Artikel 46:
Indien een gebruiker bij aankomst merkt dat de zaal niet goed gepoetst is door de vorige gebruiker, kan hij dit, via gedateerd bewijsmateriaal, melden bij het Vrijetijdsloket. Iedere vastgestelde inbreuk wordt vergoed door de nalatige huurder a rato van het aantal benodigde poetsuren (35 euro per begonnen uur) vermeerderd met het huurtarief die normaal aangerekend wordt aan de nalatige huurder, met een maximum van 100 euro. De benadeelde huurder wordt ter compensatie vrijgesteld van betaling van de huurprijs van de (eerste) dag van de huur.
Artikel 47:
In De Beuk dient de huurder enkel het afval naar de desbetreffende afvalcontainer te brengen en de vloer te vegen: er wordt verplicht een tarief aangerekend voor het poetsen van de foyer en de theaterzaal.
Artikel 48:
Alle vuilnis dient op de voorziene plaats gedeponeerd te worden, conform de richtlijnen die uithangen in de zalen. Alle andere afval dient door de gebruiker meegenomen te worden.
Artikel 49:
De huurder is zelf verantwoordelijk voor drankverkoop, eventuele ticketverkoop en –controle.
Artikel 50:
Iedere activiteit dient minstens 2 maanden op voorhand ingevoerd worden via het meldpunt RIHO-SEAS (het plaatsen van tenten of bijkomende apparatuur – vuren, frituren, rookmachines en barbecues – worden via dit digitaal platform aangevraagd). Meer info vind je op de gemeentelijke website.
Artikel 51:
De gebruiker dient bij een reservatie van de theaterzaal van de Beuk een beroep te doen op de assistentie van een theatertechnicus van Lokaal Bestuur Kortemark. Indien de theatertechnicus niet beschikbaar is op de gewenste datum kan de theaterzaal niet gehuurd worden.
Artikel 52:
Afspraken omtrent ‘technische bijstand’ in De Beuk
Artikel 53:
De gebruikers die onder gratis gebruikers vallen mogen maximum 1 dag vóór en 1 dag na de geplande activiteit, de betreffende zaal gebruiken voor op- en afbouw.
Artikel 54:
Privé-feesten, etentjes en feesten in familiale of private sfeer zoals verjaardagsfeesten en recepties zijn enkel toegelaten in De Foyer (de Beuk) of in de kleine zaal (OC Hansam). Babyborrels, communies of lentefeesten en huwelijken zijn verboden in alle zalen.
Artikel 55:
Het Lokaal Bestuur kan niet aansprakelijk worden gesteld indien in geval van overmacht de gehuurde lokalen op de gestelde dag of uur niet ter beschikking zijn. De gebruiker wordt zo snel mogelijk op de hoogte gebracht.
Artikel 56:
Sabam en billijke vergoeding:
Het Lokaal Bestuur heeft een licentie ‘Polyvalente zaal’, deze omvat enkel de Billijke Vergoeding en niet de auteursrechten (SABAM).
Volgende evenementen worden dus niet door deze licentie gedekt: concerten, theatervoorstellingen en andere manifestaties met inkomprijs. Bovendien mag het artistieke budget (gage, klank- en lichtinstallatie,…) niet hoger liggen dan €500 per manifestatie.
Artikel 57:
De huurder zorgt er voor dat buiten- en binnendeuren niet blijven openstaan bij activiteiten met mogelijke (geluids)overlast.
Artikel 58:
Bij grove nalatigheid ikv het gebruik van de zaal (niet afsluiten, energieverkwisting,…) kan het College van Burgemeester en Schepenen volgende sancties opleggen:
- (Tijdelijk) schorsen van gebruik zalen
- Geldboete in verhouding tot de nalatigheid
Artikel 59:
Wanbetalers (vanaf procedure deurwaarder) kunnen door het College van Burgemeester en Schepenen (tijdelijk) uitgesloten worden tot huur en/of er kan beslist worden om huur enkel nog toe te laten via voorafbetaling.
Artikel 60:
Bij het bewust verstrekken van foutieve informatie over de aard van de activiteit waardoor de gebruiker een gunstiger tarief betaalt of niet reserveren van de zaal, wordt het correcte tarief verdubbeld en aangerekend. Bvb. Gebruiker uit categorie 1 huurt een zaal voor privé-feest in OC Kouter (mag niet volgens het reglement) = gebruiker zal een factuur ontvangen van €700 x 2 = €1400; Gebruiker huurt een zaal voor een activiteit met recreatief karakter, maar eigenlijk wordt er een activiteit met publiek karakter georganiseerd = gebruiker uit categorie 1 zal een factuur ontvangen van €35 x 2 = €70.
Artikel 61:
Alle niet in dit reglement voorziene gevallen of afwijkingen worden voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen.