Enig artikel: De notulen en het verslag van de gemeenteraad van 16 januari 2023 worden goedgekeurd.
Artikel 1: De gemeenteraad beslist het lastenboek voor de “Concessie uitbating van een pop-up zomerbar aan de Statieput, domein Krekemeersen, periode 2023-2024” goed te keuren, waarvan de tekst volgt in artikel 4 hierna.
Artikel 2: Het schepencollege wordt belast met de uitvoering van dit dossier.
Artikel 3: Deze beslissing wordt overgemaakt op lijst, met een beknopte omschrijving van de daarin geregelde aangelegenheid, aan de provinciegouverneur.
Artikel 4: Tekst lastenboek:
Lastenboek inzake de concessie voor de uitbating van een pop-up zomerbar aan de Statieput, domein De Krekemeersen
1. Voorwerp
Voorliggende concessieleidraad heeft betrekking op de concessie voor de uitbating van een pop-up zomerbar aan de Statieput (parking en groenzone), domein Krekemeersen, periode 2023-2024, zoals aangeduid op bijgevoegd plan met de benaming 'concessie'.
De pop-up zomerbar kan plaatsvinden in de volgende perioden en is gratis toegankelijk:
De openingsdagen van de pop-up zomerbar zijn vastgelegd op 15 kalenderdagen per periode en dienen opgegeven te worden bij het indienen van de concessie.
De concessiehouder staat volledig in voor de organisatie van de pop-up zomerbar, inclusief de volledige opbouw, afbraak, afvalverwerking en exploitatie.
De concessiehouder laat de locatie achter zoals hij deze aan het begin van de periode in ontvangst heeft genomen.
Er zijn op deze locatie geen nutsvoorzieningen (elektriciteit, water, riolering, …) aanwezig. Alle lasten en kosten inzake nutsvoorzieningen zijn ten laste van de concessiehouder.
Lozing op de Spanjaardbeek is ten strengste verboden.
2. Juridische vorm
Concessie.
3. Vergoeding
De vergoeding voor het gebruik van het voorziene domein voor de pop-up bar bedraagt jaarlijks 4.500 euro. Voor wat betreft de termijn van deze concessie gaat het over een totaalbedrag van 9.000 euro.
4. Termijn
Het goed wordt in concessie gegeven aan de concessiehouder tijdens de periode 2023 van van 13 juli 2023 tot en met 13 augustus 2023 (opbouw vanaf 3 juli 2023 en afbraak tegen uiterlijk 18 augustus 2023) en tijdens de periode 2024 van 18 juli 2024 tot en met 18 augustus 2024 (opbouw vanaf 8 juli 2024 en afbraak tegen uiterlijk 23 augustus 2024).
5. Bestemming
Het goed wordt in concessie gegeven als een pop-up zomerbar, conform het concept dat de concessiehouder zal indienen bij zijn inschrijving.
6. Voorwaarden
Volgende voorwaarden dienen door de concessionaris te worden gerespecteerd:
7. Uren / drank / muziek
De pop-up zomerbar mag iedere dag open gaan vanaf 14u00 en de sluitingsuren dienen als volgt gerespecteerd te worden:
De verkoop van dranken moet 30 minuten voor sluitingsuur stoppen. De verkoop van drank gebeurt onder volgende voorwaarden:
Deze voorwaarden dienen uitgehangen te worden aan de drankbonnen verkoop en in de bar.
De muziek tijdens de pop-up zomerbar bestaat uit achtergrondmuziek met een geluidsniveau < 85 dB(A). De muziek wordt 1u voor sluitingstijd verminderd naar 80 dB(A). Na sluitingsuur is het verboden nog muziek te spelen.
Het geluidsniveau van de elektronisch versterkte muziek die wordt gespeeld, wordt gedurende de openingstijden continu gemeten en geregistreerd en dient na ieder weekend, tegen de maandagavond 18u00, bezorgd te worden aan de noodplanningscoördinator.
In overleg met de burgemeester zal er beslist worden op welke avonden er verplicht security-bewakingsagenten zal moeten worden ingezet en dit op kosten van de uitbater van de pop-up zomerbar.
8. Organiseren van activiteiten
- het doorverhuren van (gedeelten) van het evenement is niet toegestaan.
- de pop-up zomerbar heeft een openbaar karakter en is gratis toegankelijk voor het publiek.
9. Tussenkomst Lokaal Bestuur Kortemark
Het Lokaal Bestuur voorziet in het ter beschikking stellen van het omschreven gedeelte van de Statieput, domein Krekemeersen.
Daarnaast wordt ook de garantie geboden aan de concessiehouder dat het gemeentelijk domein Statieput, domein Krekemeersen, tijdens de openingsuren van de pop-up zomerbar, niet wordt bezet door andere evenementen die in rechtstreekse concurrentie treden met de pop-up zomerbar.
10. Lasten en kosten energieverbruik
Alle lasten en kosten inzake energie en water zijn ten laste van de concessiehouder. Dit geldt zowel voor het verbruik alsook voor de benodigde infrastructuur.
11. Geïnteresseerden
Het voorstel moet uiterlijk op vrijdag 31 maart 2023 ingediend worden op het volgende adres:
College van Burgemeester en Schepenen van en te Kortemark
t.a.v. de heer Yves Cornette, noodplanningscoördinator
Stationsstraat 68
8610 Kortemark
Het voorstel kan worden afgegeven tegen ontvangstbewijs (in een gesloten omslag) aan het Omgevingsloket in het gemeentehuis tijdens de kantooruren en dit onder gesloten omslag.
Naast de identificatie van de kandidaat en de datum van indiening van het voorstel dient op de gesloten omslag te worden vermeld:
“CONCESSIE UIITBATING POP-UP ZOMERBAR, periode 2023-2024”
De omslagen worden opengemaakt op de eerstvolgende zitting van het schepencollege.
Politieke partijen kunnen zich geen kandidaat stellen voor deze concessie.
Inhoud van het voorstel
De kandidaat maakt zijn voorstel op in het Nederlands en zal de volgende documenten toevoegen:
Het voorstel moet ondertekend zijn door de persoon die de kandidaat kan verbinden. Indien de kandidaat een samenwerkingsverband is, dient het voorstel te worden ondertekend door de rechtsgeldige vertegenwoordiger van elk lid van het samenwerkingsverband.
- niet in staat van faillissement zijn of vereffening verkeert
- geen aangifte van faillissement heeft gedaan of procedure van vereffening of gerechtelijk akkoord aanhangig is tegen hem
- niet veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast
- bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout heeft begaan
- in orde is met de betaling van sociale zekerheidsbijdragen
- in orde is met de betaling van belastingen
- in orde is met zijn verplichtingen op het vlak van het milieu-, sociaal- en arbeidsrecht
- geen handelingen heeft gesteld, geen overeenkomsten heeft gesloten, geen afspraken heeft gemaakt die gericht zijn op vervalsing van de mededinging
- zich niet schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van deze inlichtingen
De kandidaat zorgt voor een conceptvoorstel van de inrichting dat toelaat de belevingswaarde en de beeldkwaliteit (feel & look) te beoordelen en dat aangeeft hoe de pop-up zomerbar wordt georganiseerd. De locatie waar de pop-up zomerbar wordt georganiseerd, gaat door op een grasterrein en een waterdoorlatende verharding.
Het conceptvoorstel zal ter advies aan de technische dienst m.b.t. de bescherming van het grasterrein worden voorgelegd.
De concessiehouder stelt een conceptvoorstel op en hierbij dienen minstens volgende zaken aan bod te komen:
Bij de beoordeling van voorgaande, wordt affiniteit hebben met het culturele en verenigingsleven en de verankering met de lokale economie als meerwaarde aanzien.
12. Toewijzing
Het schepencollege zal de kandidaturen beoordelen, rekening houdende met onderstaande criteria:
Iedere kandidaat zal op deze drie criteria gerangschikt worden. Het maximum aantal punten die men kan verkrijgen op een criterium is gelijk aan het aantal indieners voor deze concessie, de laagste score die men kan krijgen op een criterium is 1.
De score van het conceptvoorstel telt dubbel. Deze scores worden opgeteld waarbij de concessie wordt toegewezen aan de kandidaat met de hoogste score.
Er kan door het schepencollege gevraagd worden aan de kandidaten om hun voorstel te komen toelichten maar is niet verplicht en kan de concessie rechtstreeks toewijzen.
Het Lokaal Bestuur Kortemark kan op een gemotiveerde wijze beslissen om de concessie niet toe te wijzen, stop te zetten of opnieuw uit te schrijven. De kandidaten kunnen op geen enkele wijze aanspraak maken op een schadevergoeding.
Van zodra de kandidaat in kennis is gesteld dat zijn kandidatuur werd aanvaard, dient de kandidaat:
Door een kandidatuur in te dienen gaat men akkoord met alle voorgaande van de concessie zoals hier uiteengezet.
13. Meer info
Voor verdere informatie kan de kandidaat-inschrijver contact opnemen met Yves Cornette, noodplanningscoördinator, van het Lokaal Bestuur Kortemark.
Enig artikel: De gemeenteraad beslist de dading opgesteld door bouwmaatschappij De Mandel goed te keuren.
Artikel 1: De gemeenteraad stelt het ontwerp van rooilijnplan t.h.v. Koordhoekstraat 13 te Kortemark voorlopig vast.
Artikel 2: Dit ontwerp van rooilijnplan dient te worden onderworpen aan een openbaar onderzoek.
Enig artikel: De gemeenteraad neemt kennis van de rapportering 2022 in verband met het Lokaal Energie- en Klimaatpact.
Enig artikel: Er wordt mededeling gegeven van de verslagen van de sportraad d.d. 26 oktober 2022, de jeugdraad d.d. 18 november 2022 en de sportraad d.d. 11 januari 2023.
Namens Gemeenteraad,
Sara De Meyer
Algemeen Directeur
Koen Decleir
Voorzitter gemeenteraad