De gemeenteraad keurt het huishoudelijk reglement voor de gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening (Gecoro) voor de gemeente Kortemark goed als volgt:
Hoofdstuk I – Algemene bepaling
Artikel 1: Onverminderd de voorschriften bepaald in de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening (VCRO) en in de uitvoeringsbesluiten ervan, bepaalt dit reglement – huishoudelijk reglement Gecoro gemeente Kortemark geheten – de wijze waarop de gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening (Gecoro) haar door of krachtens de VCRO toegewezen bevoegdheden uitoefent.
Artikel 2: Voor de toepassing van dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder:
1° schriftelijk = een schrijven via post, mail of fax.
Hoofdstuk II – Bijeenroepen van de Gecoro
Artikel 3: De Gecoro wordt door de secretaris, namens de voorzitter bijeengeroepen.
Artikel 4: Een vertegenwoordiger van elke politieke fractie in de gemeenteraad wordt uitgenodigd voor iedere vergadering. De uitnodiging gaat ofwel naar een vaste vertegenwoordiger ofwel naar de fractie zelf die zelf bepaalt wie zij afvaardigt om de vergadering bij te wonen. In het laatste geval hoeft de afgevaardigde niet steeds dezelfde persoon te zijn.
Artikel 5: De uitnodiging wordt meegedeeld aan het college van burgemeester en schepenen. Er wordt aangedrongen op de aanwezigheid van de schepen met ruimtelijke ordening onder zijn bevoegdheid.
Artikel 6: De Gecoro vergadert ten minste tweemaal per jaar en zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen.
Artikel 7: De secretaris moet namens de voorzitter de Gecoro samenroepen binnen vijftien kalenderdagen na het schriftelijk verzoek van de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen, de gemeentelijk omgevingsambtenaar indien deze verzoekt om een advies over een vergunningsaanvraag en/of planningsprocessen gerelateerd aan de ruimtelijke ordening of wanneer de bijeenroeping door één derde van de leden wordt gevraagd.
Dit laatst vermeld verzoek wordt schriftelijk gericht aan de voorzitter en ingediend bij de secretaris en bevat: naam van de aanvrager(s), het te behandelen dossier, motivering van het verzoek en voorstel van datum, rekening houdend met de termijn vermeld in het eerste lid.
Artikel 8: Behalve in spoedeisende gevallen geschiedt de oproeping van de effectieve leden, vertegenwoordigers van politieke fracties en externe genodigden schriftelijk ten minste zeven kalenderdagen voor de dag van de vergadering. Bij deze termijn van zeven kalenderdagen is de dag van de vergadering inbegrepen, de dag van oproeping niet. De oproeping vermeldt tenminste (1) de vastgestelde plaats, datum en uur, (2) de agendapunten (eventueel met een duidelijk geformuleerde adviesvraag), (3) de lijst van beschikbare documenten met betrekking tot de agendapunten van de vergadering, (4) de eventuele noodzaak tot een voorafgaand plaatsbezoek met opgave van de duidelijke locatie en (5) het verslag van de vorige vergadering indien dit nog niet eerder werd toegestuurd.
Artikel 9: Onder voorbehoud dat zulks door andere wettelijke of reglementaire bepalingen niet is verboden of geregeld, zijn alle stukken die relevant zijn voor de vergadering ter inzage op de dienst Omgeving (gemeentehuis Kortemark, Stationsstraat 68, 1e verdieping) en dat tijdens de openingsuren. Deze stukken worden eveneens voor zover als mogelijk langs elektronische weg of in papieren versie ter beschikking gesteld.
Artikel 10: De voorzitter en de secretaris bereiden de vergaderingen voor en stellen de agenda vast. Zij behandelen tevens de binnengekomen correspondentie.
Artikel 11: Elk lid kan minstens vijf kalenderdagen vóór de vergadering de secretaris verzoeken bepaalde onderwerpen op de agenda van de eerstvolgende vergadering te plaatsen. Het agendapunt moet vergezeld zijn van een verklarende nota.
Artikel 12: De Gecoro kan op eigen initiatief nog ter zitting agendapunten toevoegen, mits deze vergezeld zijn van een toelichtingsnota en twee derde van de aanwezige leden hiermee instemmen.
Hoofdstuk III – Aanwezigheid op de vergadering
Artikel 13: Leden die niet of niet gedurende de hele vergadering aanwezig kunnen zijn, moeten de secretaris hiervan minstens drie dagen voor de vergadering schriftelijk verwittigen. Het lid verwittigt tevens zelf zijn plaatsvervanger en bezorgt hem de nodige documenten. Bij de schriftelijke verwittiging naar de secretaris moet een bewijsstuk toegevoegd worden dat de plaatsvervanger is verwittigd (bv. mail met cc naar secretaris).
Artikel 14: Leden die tijdig verontschuldigen worden als ‘verontschuldigd’ in het verslag opgenomen.
Hoofdstuk IV – De vergadering
Artikel 15: De voorzitter zit de Gecoro voor. Hij opent de vergadering, schorst ze zo nodig en sluit ze.
Indien de goede orde van de vergadering wordt verstoord door de aanwezigen, wordt dit gemeld in de notulen en gaat de voorzitter over tot de schorsing van de vergadering en, zo nodig, tot het sluiten ervan.
Artikel 16: De vergaderingen van de Gecoro zijn besloten.
Onverminderd de wettelijke bepalingen betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, kan de Gecoro evenwel, bij twee derde van de stemmen van de aanwezige leden, bij het begin van elke vergadering beslissen dat een vergadering geheel of gedeeltelijk openbaar wordt gehouden, waarbij de agendapunten die geheel of gedeeltelijk in openbare vergadering dienen te worden behandeld, uitdrukkelijk worden aangeduid. Onder voorbehoud van het bepaalde in het derde lid, wordt gedurende de vergadering niet meer afgeweken van deze beslissing.
In afwijking van het tweede lid, geschieden de bespreking van dossiers waarbij individuele personen zijn betrokken en het behandelen van bezwaarschriften steeds in besloten vergadering. In voorkomend geval beveelt de voorzitter terstond de behandeling in besloten vergadering.
De besloten vergadering kan slechts plaats vinden na de openbare vergadering. Als tijdens de openbare vergadering blijkt dat overeenkomstig het derde lid de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voorgezet, dan kan de openbare vergadering enkel met dit doel worden onderbroken.
Artikel 17: De behandeling van een agendapunt bestaat in principe uit vier delen: de toelichting, de bespreking, de beraadslaging en de stemming over het advies.
Artikel 18: De effectieve leden hebben stemrecht. De plaatsvervangers die aanwezig zijn om reden dat een effectief lid de vergadering niet kan bijwonen hebben eveneens stemrecht.
Een lid van de Gecoro dat rechtstreeks belang heeft (hetzij persoonlijk, hetzij als gelastigde) bij het besproken onderwerp of waarbij de echtgenoot, de partner waarmee hij wettelijk samenwoont of bloed- of aanverwanten tot en met de tweede graad een rechtstreeks belang hebben, mag noch de bespreking ervan noch de beraadslaging over het advies van de Gecoro en de stemming ervan bijwonen. Het lid meldt dit voor de vergadering aan de voorzitter of secretaris. Wie uitgesloten wordt van de bespreking, beraadslaging en stemming kan wel, op vraag van de Gecoro, gehoord worden over het punt in kwestie.
De vertegenwoordigers van de politieke fracties in gemeenteraad en, in voorkomend geval, de uitgenodigde instanties of betrokkenen, kunnen de toelichting bijwonen en deelnemen aan een eventuele bespreking van een agendapunt, maar zij mogen de beraadslaging over het advies van de Gecoro en de stemming erover niet bijwonen, tenzij die openbaar worden gehouden.
Artikel 19: Indien de voorzitter oordeelt dat het onderwerp voldoende werd besproken, raadpleegt hij de vergadering over de voortzetting of de sluiting van de bespreking. Na de bespreking kan worden overgegaan tot de beraadslaging en de stemming over het advies.
Artikel 20: De Gecoro kan slechts geldig beslissen wanneer ten minste de helft van de leden aanwezig is. Is dit niet het geval, dan kan de Gecoro op de eerstvolgende vergadering, ongeacht het aantal aanwezige leden geldig beslissen over het reeds voorgelegde onderwerp. Voorwaarde is wel dat de nieuwe vergadering niet binnen de 24 uur na de eerste plaatsvindt. Voor nieuwe agendapunten is opnieuw de aanwezigheid van de meerderheid vereist.
Artikel 21: De Gecoro beslist bij meerderheid van stemmen van de aanwezige leden. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend.
Artikel 22: De leden van de vergadering stemmen mondeling of door stilzwijgende instemming, waarbij de stilzwijgende instemming het principe is. Wanneer één lid vraagt om mondeling te stemmen, dient deze procedure te worden gevolgd. Bij stilzwijgende instemming vraagt de voorzitter aan de leden of zij zich akkoord kunnen verklaren met het geformuleerde advies. Indien er geen opmerkingen worden gemaakt, wordt het advies beschouwd als zijnde goedgekeurd met eenparigheid van stemmen. Mondeling stemmen de leden of ja, of neen of onthouden ze zich. De voorzitter stemt het laatst. Zodra de stemoperaties met instemming van de Gecoro zijn aangevangen, mogen zij niet meer onderbroken worden door de leden.
De uitslag van de stemming wordt door de voorzitter bekendgemaakt.
Artikel 23: De stemming is geheim indien het gaat om personen of wanneer tenminste een derde van de aanwezigen daarom verzoeken.
Hoofdstuk V – Adviezen
Artikel 24: De door de Gecoro uitgebrachte adviezen worden bezorgd aan het college van burgemeester en schepenen en in voorkomend geval aan de gemeenteraad en/of de adviesvrager. De secretaris brengt de Gecoro op de hoogte van het gevolg dat aan het door de Gecoro uitgebrachte advies werd gegeven en de motivering ervan. Deze informatie wordt op de eerstvolgende vergadering van de Gecoro meegedeeld.
Hoofdstuk VI – De notulen van de vergadering
Artikel 25: De notulen worden opgemaakt door de secretaris en vermelden minimaal:
1° wat de presentie van de leden betreft: de aanwezige Gecoro-leden of hun plaatsvervangers; de verontschuldigde Gecoro-leden of hun plaatsvervangers; de afwezige Gecoro-leden of hun plaatsvervangers; de aanwezige en verontschuldigde leden van de politieke fracties vertegenwoordigd in de gemeenteraad; de aanwezige en verontschuldigde uitgenodigde instanties, personen of betrokkenen;
2° de behandelde agendapunten;
3° een verslag dat de essentie van de bespreking weergeeft en de gebruikte argumenten, alsook de formulering van het advies en in voorkomend geval de beknopte weergave van de minderheidsstandpunten;
4° in voorkomend geval, de documenten die ter zitting werden bedeeld en goedgekeurde agendapunten voor de volgende vergadering van de Gecoro.
Artikel 26: Het verslag wordt uiterlijk binnen de 14 kalenderdagen na de vergadering schriftelijk toegestuurd aan de effectieve leden, de eventuele plaatsvervangers en vertegenwoordigers van de politieke fracties.
Het verslag wordt schriftelijk doorgestuurd en eventuele opmerkingen dienen schriftelijk te worden gemeld binnen de 7 kalenderdagen, zoniet wordt het verslag beschouwd als zijnde goedgekeurd.
Artikel 27: Elk lid en elke vertegenwoordiger van een politieke fractie in de gemeenteraad, hebben het recht om staande de eerstvolgende vergadering na het bezorgen van de notulen, opmerkingen te maken over de redactie van de notulen. Worden de opmerkingen aangenomen door de meerderheid van de aanwezige leden, dan worden deze in de volgende notulen vermeld.
Artikel 28: Een afschrift van de goedgekeurde notulen wordt meegedeeld aan de leden en hun plaatsvervangers, de politieke fracties in de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen.
De secretaris staat in voor de bewaring van de notulen.
Hoofdstuk VII – Briefwisseling
Artikel 29: Alle briefwisseling wordt rechtsgeldig ondertekend door de voorzitter en de secretaris van de Gecoro.
Met uitzondering van de ondertekening van het advies, de goedgekeurde wijzigingen aan het huishoudelijk reglement en de notulen, mag de voorzitter delegatie van handtekening verlenen aan de secretaris.
Hoofdstuk VIII – Presentielijst en -gelden, afwezigheid en ontslag
Artikel 30: Aan alle effectieve leden en de secretaris, en bij afwezigheid hun plaatsvervangers, worden presentiegelden toegekend zoals vastgelegd door de gemeenteraad. Deze vergoedingen komen ten laste van de werkingsmiddelen die de gemeenteraad, overeenkomstig de VCRO aan de Gecoro ter beschikking stelt.
Artikel 31: De leden die aan de commissievergadering deelnemen zijn gehouden de aanwezigheidslijst te ondertekenen. Alsdan wordt hen een presentiegeld en reis- en verblijfsvergoeding toegekend.
Artikel 32: Men heeft enkel recht op presentiegeld bij volledige aanwezigheid van de vergadering van begin tot einde.
Artikel 33: Elk lid of plaatsvervanger dat zonder verantwoording driemaal achtereenvolgens afwezig is of zes opeenvolgende vergaderingen niet aanwezig is, zelfs met verantwoording, is ambtshalve ontslagnemend. De voorzitter brengt de betrokkene daarvan schriftelijk op de hoogte. Van het einde van het lidmaatschap wordt dan door de secretaris melding gemaakt op de eerstvolgende vergadering.
Artikel 34: Bij ontslag op eigen initiatief van een lid van de Gecoro, dient deze de voorzitter hiervan schriftelijk op de hoogte te brengen. De voorzitter brengt bij de eerstvolgende vergadering de andere leden van de Gecoro hiervan op de hoogte.
Artikel 35: Bij ontslag van een lid van de Gecoro, wordt zijn/haar plaatsvervanger ambtshalve aangesteld als effectief lid. De voorzitter brengt de betrokkene hiervan schriftelijk op de hoogte en licht bij de eerstvolgende vergadering de andere leden van de Gecoro in.
Artikel 36: Wanneer er op één of meerdere plaatsen van effectieve leden en/of plaatsvervangers geen personen benoemd zijn, dan neemt de voorzitter in overleg met de vaste secretaris, het initiatief om nieuwe kandidaten aan te trekken. Op basis van deze kandidaturen worden de leden en plaatsvervangers benoemd door de gemeenteraad.
Hoofdstuk IX – Werkingsmiddelen
Artikel 37: Aan de Gecoro wordt een bedrag als werkingsmiddelen toegekend overeenkomstig de VCRO. De presentiegelden toegekend aan de leden en/of hun plaatsvervangers komen eveneens ten laste van de werkingsmiddelen.
De gemeente biedt de Gecoro ondersteuning die nodig is om een normale werking uit te bouwen.
Artikel 38: De secretaris is tevens penningmeester en beheert samen met de voorzitter de rekening van de Gecoro.
Artikel 39: De secretaris brengt over het beheer van de werkingsmiddelen jaarlijks verslag uit aan de gemeenteraad en aan de overige leden van de Gecoro. Het verslag heeft betrekking op het afgelopen kalenderjaar en wordt uitgebracht voor 1 april van het daaropvolgende jaar. Het college van burgemeester en schepenen kan de secretaris ook om een tussentijds verslag verzoeken. Het tussentijds verslag wordt uitgebracht binnen één maand na het verzoek.
Hoofdstuk X – Contracten met externe deskundigen
Artikel 40: De Gecoro kan bij het behandelen van bepaalde agendapunten tot het besluit komen dat bijkomend onderzoek vereist is. Bij goedkeuring door twee derde van de aanwezige leden, kan de Gecoro beslissen om voor dit bijkomend onderzoek externe deskundigen aan te stellen en te vergoeden met eigen werkingsmiddelen, rekening houdende met de werkingsmiddelen die haar ter beschikking gesteld zijn door de gemeenteraad. Ze zal dit ter kennis brengen aan de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen, met een motivatie voor het bijkomende onderzoek en een duidelijke afbakening van de opdracht.
Hoofdstuk XI – Interne werkgroepen
Artikel 41: Voor de behandeling van specifieke vraagstukken of thema’s kunnen binnen de Gecoro interne werkgroepen opgericht worden ter voorbereiding van de vergaderingen van de Gecoro.
Hoofdstuk XII – Deontologie
Artikel 42: Elk lid van de Gecoro gaat op een verantwoorde manier om met de verkregen vertrouwelijke informatie. Het is in deze zin verboden de verkregen informatie te vermenigvuldigen of openbaar te maken. Vastgestelde inbreuken hierop betekenen het ambtshalve ontslag van de leden.
Hoofdstuk XIII – Wijziging van het reglement
Artikel 43: De commissie neemt haar huishoudelijk reglement met eenparigheid van stemmen aan. Het kan ook slechts met eenparigheid van stemmen gewijzigd worden.